High season sering menjadi periode paling sibuk bagi operasional gudang. Lonjakan pesanan membuat jumlah barang yang harus diproses meningkat dalam waktu singkat. Jika pembagian tugas staf gudang tidak dilakukan dengan baik, antrean picking dan packing dapat menumpuk, risiko salah kirim meningkat, dan target pengiriman berpotensi terlambat.
Karena itu, pembagian tugas yang jelas menjadi salah satu kunci untuk menjaga produktivitas gudang tetap optimal. Berikut beberapa tips yang dapat diterapkan untuk mempercepat proses packing saat high season.
Bagi Pekerjaan Berdasarkan Alur Operasional
Hindari memberikan seluruh proses kepada satu orang staf. Pisahkan pekerjaan berdasarkan tahapan agar setiap orang dapat fokus pada tugasnya.
Alur sederhana dapat dibagi menjadi picking, checking, packing, labeling, dan staging. Dengan pembagian seperti ini, pekerjaan dapat berjalan secara paralel sehingga waktu pemrosesan setiap pesanan menjadi lebih singkat.
Tentukan PIC di Setiap Area
Setiap area sebaiknya memiliki penanggung jawab atau PIC yang memastikan proses berjalan sesuai target. PIC dapat memantau antrean pekerjaan, membantu mengatasi bottleneck, dan melakukan koordinasi apabila salah satu area mengalami penumpukan.
Pembagian PIC juga membuat koordinasi lebih jelas karena staf mengetahui kepada siapa mereka harus melaporkan kendala operasional.
Sesuaikan Jumlah Staf dengan Volume Pesanan
Jumlah staf tidak harus selalu dibagi rata di setiap aktivitas. Fokuskan tenaga kerja pada bagian yang memiliki beban paling tinggi.
Misalnya, ketika volume pesanan meningkat tajam, jumlah staf di area packing dapat ditambah dibandingkan area lain. Penyesuaian ini membantu mencegah bottleneck pada proses tertentu.
Gunakan Sistem Kerja Berdasarkan Target
Saat high season, setiap tim perlu memiliki target yang terukur. Misalnya jumlah order yang harus selesai diproses per jam atau jumlah paket yang harus masuk ke staging area sebelum cut-off pengiriman.
Target yang jelas membantu supervisor mengetahui apakah operasional berjalan sesuai rencana atau membutuhkan penyesuaian tenaga kerja.
Pisahkan Pesanan Berdasarkan Prioritas
Tidak semua pesanan harus diproses dengan urutan yang sama. Pesanan dengan cut-off time lebih dekat dapat diprioritaskan untuk mencegah keterlambatan pengiriman.
Pesanan juga dapat dikelompokkan berdasarkan jenis produk, ukuran paket, atau metode pengiriman. Pengelompokan tersebut dapat mengurangi waktu staf untuk berpindah-pindah area dan membuat proses packing lebih efisien.
Siapkan Material Packing Sebelum Pesanan Membludak
Jangan menunggu pesanan datang dalam jumlah besar baru menyiapkan material packing. Pastikan kardus, poly mailer, bubble wrap, tape, label, dan material lainnya sudah tersedia di area packing sebelum high season dimulai.
Penataan material berdasarkan jenis dan ukuran juga membantu staf mengambil kebutuhan packing dengan lebih cepat.
Monitor Bottleneck Secara Real-Time
Supervisor perlu memantau setiap tahapan operasional secara berkala. Jika picking mampu menyelesaikan 100 order per jam tetapi packing hanya mampu menyelesaikan 60 order, maka packing menjadi bottleneck yang harus segera ditangani.
Solusinya bisa berupa redistribusi tenaga kerja, penambahan packing station, perubahan layout, atau penyederhanaan proses kerja.
Packing Cepat Harus Tetap Akurat
Kecepatan bukan satu-satunya indikator keberhasilan operasional gudang. Proses packing yang cepat tetapi menghasilkan banyak wrong item, missing item, atau kerusakan barang justru dapat meningkatkan biaya operasional dan menurunkan kepuasan pelanggan.
Karena itu, pembagian tugas harus dirancang untuk mencapai keseimbangan antara speed, accuracy, dan productivity. Dengan workflow yang terstruktur, pembagian tenaga kerja yang fleksibel, serta monitoring operasional yang konsisten, gudang dapat menghadapi lonjakan pesanan tanpa mengorbankan kualitas layanan.
Bagi bisnis yang menghadapi volume pesanan tinggi atau membutuhkan dukungan operasional fulfillment, Faspoint hadir sebagai solusi fulfillment yang membantu menangani proses penyimpanan, picking, packing, hingga proses pengiriman secara terintegrasi. Dengan dukungan sistem dan tim operasional yang terstruktur, bisnis dapat tetap fokus pada penjualan sementara kebutuhan fulfillment ditangani secara profesional.
Fasdeli Group — solusi bagi kebutuhan bisnis Anda untuk mendukung proses logistik, fulfillment, impor, keuangan, dan pengiriman lintas negara.
Silakan kunjungi:
Fastruck — jasa truk logistik
Faspoint — jasa fulfillment
Genco — jasa impor FCL dan kepabeanan
Harvest Indoexpress — jasa impor & freight forwarding
Fasremit — layanan pengiriman uang antarnegara
Fasdana — layanan pembiayaan impor
