Lonjakan order adalah kabar baik bagi bisnis. Artinya, produk semakin diminati dan penjualan meningkat. Namun, pertumbuhan tersebut juga membawa tantangan baru, terutama ketika sistem gudang tidak memiliki kapasitas yang cukup untuk menangani pesanan dalam jumlah besar.
Bayangkan bulan depan bisnis Anda menjalankan promo besar. Order yang biasanya puluhan tiba-tiba menjadi ratusan atau bahkan ribuan. Jika proses penyimpanan, pencatatan stok, picking, dan packing masih dilakukan secara manual, tim gudang bisa kewalahan. Akibatnya, pesanan terlambat diproses dan customer mulai menerima pengalaman yang kurang baik.
Jangan Tunggu Order Meledak Baru Berbenah
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah baru memikirkan kapasitas gudang ketika order sudah meningkat. Padahal, persiapan seharusnya dilakukan sebelum lonjakan terjadi.
Seller perlu melihat kemampuan gudang saat ini. Apakah kapasitas penyimpanan masih cukup? Apakah stok mudah ditemukan? Berapa banyak pesanan yang mampu diproses tim dalam satu hari? Dan yang tidak kalah penting, apakah sistem yang digunakan mampu mengikuti peningkatan transaksi?
Jika jawabannya masih belum jelas, mungkin sudah waktunya mengevaluasi sistem gudang Anda.
1. Apakah Stok Mudah Dipantau?
Ketika order meningkat, jumlah pergerakan barang di gudang juga semakin tinggi. Barang masuk, barang keluar, retur, dan pesanan yang sedang diproses harus terus diperbarui.
Jika pencatatan masih dilakukan secara manual, risiko perbedaan antara stok fisik dan stok yang tercatat akan semakin besar. Kondisi ini dapat menyebabkan overselling, terutama ketika produk dijual melalui beberapa marketplace sekaligus.
Sistem inventory yang terorganisir membantu seller mengetahui kondisi stok dengan lebih cepat dan akurat.
2. Apakah Barang Mudah Ditemukan?
Gudang yang penuh bukan hanya masalah kapasitas. Penempatan barang yang tidak teratur juga dapat memperlambat proses picking.
Ketika jumlah pesanan meningkat, tim harus mengambil lebih banyak produk dalam waktu yang sama. Jika lokasi barang tidak jelas, waktu yang seharusnya digunakan untuk memproses pesanan justru habis untuk mencari produk.
Karena itu, sistem penyimpanan yang terorganisir menjadi bagian penting dalam menghadapi lonjakan order.
3. Apakah Tim Mampu Menangani Lebih Banyak Pesanan?
Coba bandingkan kapasitas tim saat ini dengan perkiraan order bulan depan. Jika biasanya tim mampu memproses 100 pesanan per hari, apakah mereka siap ketika jumlahnya menjadi 500 pesanan?
Menambah tenaga kerja memang bisa menjadi salah satu pilihan. Namun, kapasitas gudang juga perlu diperhitungkan. Semakin banyak orang dan pesanan yang masuk tanpa sistem kerja yang jelas, koordinasi justru bisa menjadi semakin rumit.
4. Bagaimana dengan Kapasitas Packing?
Packing sering menjadi titik yang mengalami penumpukan ketika terjadi lonjakan order. Barang sudah tersedia dan pesanan sudah masuk, tetapi paket belum selesai diproses.
Jika kondisi ini tidak diantisipasi, pesanan dapat tertunda sebelum akhirnya diserahkan kepada kurir. Karena itu, seller perlu memastikan kapasitas packing mampu mengikuti perkiraan peningkatan volume pesanan.
Selain jumlah tenaga, alur kerja dan area packing juga perlu diperhatikan agar proses tetap berjalan lancar.
5. Apakah Gudang Bisa Mengikuti Pertumbuhan Bisnis?
Pertumbuhan bisnis seharusnya tidak selalu berarti seller harus langsung menyewa gudang yang lebih besar. Ada pilihan lain yang lebih fleksibel, salah satunya menggunakan layanan fulfillment.
Dengan fulfillment, seller dapat memanfaatkan fasilitas gudang dan sistem operasional yang sudah tersedia. Aktivitas seperti penyimpanan, inventory, picking, packing, hingga pengiriman ditangani oleh tim fulfillment.
Dengan demikian, seller dapat lebih mudah menyesuaikan operasional ketika volume order meningkat.
Lonjakan Order Seharusnya Menjadi Peluang
Banyak order seharusnya menjadi momentum untuk mengembangkan bisnis, bukan sumber masalah baru. Namun, hal tersebut hanya dapat terjadi jika sistem operasional mampu mengikuti pertumbuhan penjualan.
Karena itu, jangan hanya mempersiapkan stok dan promo untuk bulan depan. Persiapkan juga sistem fulfillment yang akan menangani seluruh pesanan setelah promo berhasil mendatangkan customer.
Faspoint Membantu Gudang Lebih Siap Menghadapi Lonjakan Order
Faspoint menyediakan layanan fulfillment yang mencakup penyimpanan barang, inventory management, picking, packing, hingga pengiriman. Dengan dukungan tim dan sistem operasional yang terstruktur, seller tidak perlu menangani seluruh aktivitas gudang sendiri.
Dengan menyerahkan operasional fulfillment kepada Faspoint, seller dapat lebih fokus pada marketing, pengembangan produk, dan meningkatkan penjualan. Sementara itu, proses pesanan tetap ditangani melalui alur fulfillment yang dirancang untuk mendukung kebutuhan bisnis.
Jadi, sebelum promo besar dimulai bulan depan, coba tanyakan kembali: apakah sistem gudang Anda benar-benar siap jika order tiba-tiba meningkat berkali-kali lipat?
