Pertumbuhan order adalah kabar baik bagi bisnis online. Namun, ketika jumlah pesanan meningkat, pekerjaan di belakang layar juga ikut bertambah. Barang harus masuk dan disimpan dengan benar, stok harus terus diperbarui, pesanan harus diproses, produk harus dipacking, hingga akhirnya dikirim ke customer.
Masalahnya, semakin banyak order yang masuk, semakin banyak pula titik yang berpotensi menimbulkan kesalahan. Jika proses masih dilakukan secara manual, kesalahan kecil bisa berubah menjadi masalah besar.
Mulai dari salah mengambil barang, jumlah stok tidak sesuai, pesanan tertukar, sampai keterlambatan pengiriman. Jika terus terjadi, dampaknya bukan hanya pada operasional, tetapi juga pada pengalaman customer.
Kenapa Order yang Meningkat Bisa Memicu Lebih Banyak Kesalahan?
Pada saat order masih sedikit, pemilik atau tim operasional mungkin masih mampu mengontrol semuanya secara manual. Namun, kondisi tersebut berubah ketika jumlah pesanan meningkat secara signifikan.
Misalnya, sebuah toko awalnya hanya memproses 20 hingga 30 pesanan per hari. Ketika penjualan meningkat menjadi ratusan order, proses yang sebelumnya terasa sederhana mulai menjadi lebih kompleks.
Setiap order memiliki SKU, jumlah barang, alamat, metode pengiriman, dan status yang berbeda. Semakin banyak data yang harus diproses, semakin besar pula kemungkinan human error jika sistem operasional tidak ikut berkembang.
1. Salah Picking Barang
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah mengambil produk yang tidak sesuai dengan pesanan.
Risikonya semakin besar ketika gudang memiliki banyak SKU dengan bentuk atau nama produk yang mirip. Tanpa sistem picking yang terstruktur, operator dapat mengambil barang yang salah meskipun pesanan yang masuk sudah benar.
Masalah ini kemudian baru diketahui setelah barang sampai ke customer.
Akibatnya, seller harus menangani komplain, mengatur pengiriman ulang, bahkan menanggung biaya tambahan.
2. Stok di Sistem Tidak Sama dengan Stok Fisik
Pertumbuhan order juga membuat pengelolaan inventory menjadi semakin penting.
Ketika pencatatan stok dilakukan secara manual, selisih antara stok fisik dan data sistem lebih mudah terjadi. Produk mungkin sudah terjual, tetapi belum tercatat. Sebaliknya, sistem masih menunjukkan stok tersedia meskipun barang sebenarnya sudah habis.
Kondisi ini dapat menyebabkan overselling, yaitu produk tetap terjual ketika stok sebenarnya tidak mencukupi.
Selain merugikan secara operasional, seller juga harus menjelaskan kepada customer mengapa pesanan mereka tidak dapat dipenuhi.
3. Packing Menjadi Semakin Terburu-buru
Ketika order meningkat, tim gudang biasanya menghadapi tekanan untuk menyelesaikan lebih banyak pesanan dalam waktu yang sama.
Jika tidak didukung alur kerja yang baik, proses packing dapat menjadi terburu-buru. Operator harus memastikan produk yang benar masuk ke paket, jumlahnya sesuai, packaging tepat, dan alamat pengiriman tidak tertukar.
Semakin banyak paket yang harus diproses, semakin penting adanya proses pengecekan sebelum barang keluar dari gudang.
4. Pesanan Bisa Tertukar
Bayangkan ada ratusan paket yang harus diproses dalam satu hari.
Jika proses dilakukan tanpa sistem identifikasi yang jelas, paket dengan produk berbeda dapat tertukar. Hal yang sama juga dapat terjadi pada label pengiriman.
Kesalahan seperti ini mungkin terlihat sederhana. Namun, dampaknya bisa cukup panjang karena seller harus melakukan pengecekan, menghubungi customer, mengatur retur atau pengiriman ulang, dan memperbaiki data pesanan.
5. Tim Operasional Ikut Kewalahan
Masalahnya bukan hanya pada jumlah barang.
Semakin banyak order berarti semakin banyak aktivitas yang harus dilakukan secara bersamaan. Tim harus mengelola inventory, picking, packing, pengiriman, retur, dan berbagai pertanyaan terkait pesanan.
Jika seluruh proses bergantung pada tenaga manual, kapasitas tim akhirnya menjadi batas pertumbuhan bisnis.
Pada titik tertentu, menambah orang belum tentu menjadi solusi paling efisien. Yang lebih penting adalah memperbaiki sistem kerja.
Pertumbuhan Bisnis Harus Diikuti Pertumbuhan Sistem
Inilah alasan mengapa fulfillment menjadi semakin relevan ketika volume order mulai meningkat.
Fulfillment memindahkan sebagian aktivitas operasional gudang kepada pihak yang memang fokus mengelola proses tersebut. Mulai dari barang diterima, disimpan, diproses ketika ada order, dipacking, hingga dikirim.
Dengan proses yang lebih terstruktur, seller tidak perlu menangani setiap pesanan satu per satu secara manual.
Bagaimana Fulfillment Membantu Mengurangi Kesalahan?
Fulfillment bukan sekadar menyimpan barang di gudang. Ada sistem dan alur kerja yang dirancang untuk membuat proses lebih terkontrol.
Di Faspoint, proses fulfillment mencakup inbound, storage, order picking, checking, packing, shipping, hingga return handling. Proses tersebut membantu membuat perjalanan barang dari gudang sampai ke customer menjadi lebih terstruktur.
Selain itu, Faspoint menyediakan real-time inventory sehingga seller dapat memantau kondisi stok tanpa harus melakukan pengecekan manual setiap saat.
Integrasi dengan marketplace dan platform e-commerce juga membantu order masuk ke dalam sistem fulfillment sehingga proses pemrosesan pesanan dapat dilakukan dengan lebih efisien.
Bukan Berarti Semakin Banyak Order Harus Takut
Justru sebaliknya.
Banyak order menunjukkan bahwa bisnis sedang bertumbuh. Yang perlu diperhatikan adalah apakah sistem operasional bisnis sudah mampu mengikuti pertumbuhan tersebut.
Jika sebelumnya 30 order per hari masih bisa dikerjakan secara manual, belum tentu cara yang sama efektif ketika bisnis sudah menerima ratusan atau bahkan ribuan order.
Karena itu, bisnis perlu mulai melihat fulfillment bukan hanya sebagai solusi ketika gudang sudah penuh, tetapi sebagai bagian dari strategi untuk scale up tanpa membuat operasional ikut berantakan.
Saatnya Seller Fokus pada Pertumbuhan
Seller seharusnya menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengembangkan produk, marketing, customer experience, dan penjualan. Bukan terus-menerus sibuk mencari barang di gudang atau mengecek satu per satu paket yang akan dikirim.
Dengan menggunakan fulfillment, proses operasional dapat dialihkan kepada tim yang memang berfokus pada pengelolaan warehouse dan order.
Faspoint membantu bisnis mengelola proses fulfillment mulai dari penyimpanan inventory hingga pengiriman order, sehingga bisnis dapat bertumbuh tanpa harus ikut memperbesar beban operasional internal.
Semakin banyak order memang berarti semakin besar tanggung jawab. Namun, dengan sistem yang tepat, pertumbuhan order tidak harus diikuti pertumbuhan kesalahan.
Footer Fasdeli Group
Fasdeli Group — solusi bagi kebutuhan bisnis Anda untuk mendukung proses logistik, fulfillment, impor, keuangan, dan pengiriman lintas negara.
Silakan kunjungi:
Fastruck — jasa truk logistik
Faspoint — jasa fulfillment
Genco — jasa impor FCL dan kepabeanan
Harvest Indoexpress — jasa impor & freight forwarding
Fasremit — layanan pengiriman uang antarnegara
Fasdana — layanan pembiayaan impor
