Ketika biaya operasional bisnis mulai meningkat, salah satu respons yang sering dilakukan adalah memangkas berbagai pengeluaran. Namun, tidak semua biaya bisa dikurangi begitu saja. Jika salah langkah, efisiensi justru dapat membuat proses pesanan lebih lambat, pelayanan menurun, dan akhirnya memengaruhi penjualan.
Bagi bisnis online, salah satu area yang sering menyimpan peluang efisiensi adalah operasional gudang. Mulai dari penyimpanan stok, tenaga kerja, proses picking dan packing, hingga pengiriman. Dengan mengelola bagian tersebut secara lebih efisien, bisnis dapat mengendalikan biaya tanpa harus mengurangi aktivitas penjualan.
1. Evaluasi Biaya Gudang, Bukan Hanya Harga Sewa
Biaya gudang tidak berhenti pada pembayaran sewa setiap bulan. Ada banyak pengeluaran lain yang ikut muncul, seperti listrik, rak, peralatan packing, tenaga kerja, hingga pemeliharaan area penyimpanan.
Semakin besar volume barang, kebutuhan operasional juga dapat meningkat. Bahkan, ruang yang sebenarnya tidak digunakan secara optimal tetap menghasilkan biaya.
Karena itu, bisnis perlu melihat total biaya operasional gudang, bukan hanya berapa harga sewanya. Dengan begitu, peluang penghematan dapat terlihat dengan lebih jelas.
2. Jangan Biarkan Tim Terlalu Banyak Menghabiskan Waktu untuk Gudang
Pada bisnis yang sedang berkembang, pemilik atau tim internal sering kali masih menangani berbagai pekerjaan gudang sendiri. Mulai dari mengecek stok, mencari barang, menyiapkan pesanan, packing, hingga menyerahkan paket kepada kurir.
Masalahnya, semakin banyak pesanan yang masuk, semakin banyak pula waktu yang terserap untuk pekerjaan tersebut.
Padahal, waktu tim seharusnya dapat digunakan untuk aktivitas yang lebih dekat dengan pertumbuhan bisnis, seperti pemasaran, pengembangan produk, pelayanan pelanggan, dan strategi penjualan.
Efisiensi bukan berarti mengurangi pekerjaan. Sebaliknya, efisiensi berarti memastikan pekerjaan dilakukan oleh sistem dan pihak yang tepat.
3. Kurangi Risiko Salah Stok dan Salah Kirim
Kesalahan operasional juga dapat menjadi biaya tersembunyi. Misalnya, stok pada sistem berbeda dengan stok fisik, barang yang diambil tidak sesuai pesanan, atau paket dikirim ke pelanggan yang salah.
Setiap kesalahan dapat menimbulkan pekerjaan tambahan. Tim harus melakukan pengecekan ulang, penggantian barang, pengiriman kembali, atau menangani komplain pelanggan.
Karena itu, sistem inventory yang lebih terstruktur menjadi penting. Pemantauan stok secara real-time, pencatatan barang yang rapi, barcode scanning, dan proses pengecekan pesanan dapat membantu mengurangi kesalahan dalam operasional.
4. Gunakan Ruang Penyimpanan Secara Lebih Efisien
Tidak semua bisnis membutuhkan gudang yang semakin besar ketika jumlah produk bertambah. Terkadang, masalahnya bukan kekurangan ruang, tetapi penataan yang belum optimal.
Produk yang tidak tertata dapat membuat proses pencarian barang menjadi lebih lama. Akibatnya, waktu picking bertambah dan produktivitas tim menurun.
Dengan sistem penyimpanan yang terorganisir, posisi barang dapat ditentukan berdasarkan jenis, frekuensi penjualan, ukuran, atau kebutuhan operasional. Hasilnya, proses pengambilan barang dapat dilakukan dengan lebih cepat dan terstruktur.
5. Optimalkan Proses Picking dan Packing
Ketika jumlah pesanan masih sedikit, picking dan packing mungkin terasa sederhana. Namun, ketika pesanan meningkat, proses manual yang tidak terstruktur dapat menjadi sumber pemborosan waktu.
Produk harus mudah ditemukan. Pesanan perlu dicek dengan benar. Kemudian, barang harus dikemas menggunakan metode yang sesuai.
Alur kerja yang terstruktur dapat membantu mempercepat proses tersebut sekaligus mengurangi kemungkinan kesalahan. Dengan demikian, bisnis tetap dapat memproses lebih banyak pesanan tanpa harus terus menambah beban operasional internal.
6. Pertimbangkan Fulfillment Saat Pesanan Mulai Bertumbuh
Salah satu pilihan yang dapat dipertimbangkan bisnis online adalah menggunakan layanan fulfillment.
Dengan fulfillment, aktivitas operasional seperti penyimpanan barang, pengelolaan inventory, picking, checking, packing, hingga pengiriman dapat dikelola oleh pihak fulfillment.
Artinya, bisnis tidak harus terus memperbesar kapasitas gudang dan tim internal hanya untuk mengikuti pertumbuhan jumlah pesanan.
Namun, fulfillment bukan berarti selalu menjadi pilihan untuk semua bisnis. Perhitungannya tetap perlu disesuaikan dengan jumlah pesanan, jenis produk, kebutuhan penyimpanan, serta biaya operasional yang sedang berjalan.
7. Fokuskan Penghematan pada Proses, Bukan Penjualan
Cara mengurangi biaya yang sehat bukan dengan mengurangi aktivitas yang menghasilkan revenue. Misalnya, memangkas pemasaran secara berlebihan hanya karena ingin menghemat budget.
Sebaliknya, lihat bagian operasional yang dapat dibuat lebih efisien.
Jika biaya gudang terlalu tinggi, evaluasi penggunaan ruang. Jika waktu tim banyak habis untuk packing, cari cara untuk menyederhanakan prosesnya. Jika kesalahan stok sering terjadi, perbaiki sistem inventory.
Dengan pendekatan tersebut, bisnis dapat menekan pemborosan tanpa harus mengurangi kemampuan untuk mendapatkan dan melayani pelanggan.
Saatnya Operasional Mengikuti Pertumbuhan Bisnis
Pertumbuhan penjualan seharusnya tidak selalu diikuti dengan pertumbuhan biaya operasional dalam proporsi yang sama. Semakin besar bisnis, semakin penting pula memiliki proses yang mampu menangani peningkatan volume secara efisien.
Faspoint membantu bisnis online mengelola kebutuhan fulfillment dan penyimpanan, mulai dari inbound barang, storage, inventory management, picking, checking, packing, hingga pengiriman. Dengan proses yang lebih terstruktur, bisnis dapat mengurangi beban operasional gudang internal dan lebih fokus mengembangkan penjualan.
Karena itu, sebelum memangkas biaya yang berhubungan langsung dengan penjualan, coba evaluasi terlebih dahulu proses operasional Anda. Bisa jadi, penghematan terbesar justru datang dari gudang dan fulfillment yang selama ini belum dikelola secara optimal.
Fasdeli Group
Fasdeli Group adalah solusi bagi kebutuhan bisnis Anda untuk mendukung proses logistik, fulfillment, impor, keuangan, dan pengiriman lintas negara.
Silakan kunjungi:
Fastruck — jasa truk logistik
Faspoint — jasa fulfillment
Genco — jasa impor FCL dan kepabeanan
Harvest Indoexpress — jasa impor & freight forwarding
Fasremit — layanan pengiriman uang antarnegara
Fasdana — layanan pembiayaan impor
