Mendapatkan banyak pesanan tentu menjadi impian setiap seller. Penjualan meningkat, omzet bertambah, dan produk semakin dikenal. Namun, lonjakan pesanan juga bisa menjadi masalah jika operasional toko tidak siap menghadapinya.
Bayangkan dalam satu hari order meningkat berkali-kali lipat. Stok harus segera diproses, barang harus ditemukan, pesanan harus dipacking, lalu dikirim tepat waktu. Jika kapasitas operasional tidak mampu mengikuti jumlah order, masalah kecil bisa berubah menjadi komplain dan akhirnya memengaruhi reputasi toko.
Ketika Order Banyak Justru Menjadi Masalah
Saat order masih sedikit, seller mungkin masih mampu menangani seluruh proses sendiri. Mulai dari menyimpan barang, mengecek stok, mengambil produk, packing, hingga menyerahkan paket kepada kurir.
Namun, kondisi tersebut berubah ketika terjadi shopper boom atau lonjakan aktivitas belanja. Pesanan yang biasanya hanya puluhan bisa meningkat menjadi ratusan bahkan lebih dalam waktu singkat. Jika proses fulfillment masih dilakukan secara manual, tim dapat kewalahan dan pesanan mulai menumpuk.
Masalahnya bukan pada banyaknya order, tetapi pada kesiapan sistem dalam memproses order tersebut.
1. Pesanan Terlambat Diproses
Ketika jumlah pesanan meningkat, proses picking dan packing membutuhkan waktu lebih lama. Jika jumlah tenaga dan kapasitas operasional tidak mencukupi, pesanan yang masuk lebih awal pun bisa ikut tertunda.
Bagi customer, keterlambatan proses dapat menimbulkan pertanyaan sederhana: “Kapan barang saya dikirim?” Jika kondisi tersebut terjadi berulang kali, pengalaman berbelanja di toko Anda bisa ikut menurun.
2. Risiko Salah Kirim Semakin Besar
Semakin banyak order yang harus diproses, semakin besar pula risiko kesalahan. Barang bisa tertukar, jumlah produk tidak sesuai, atau pesanan dikirim ke customer yang salah.
Kesalahan seperti ini mungkin terlihat sederhana dari sisi operasional. Namun, bagi customer, menerima barang yang tidak sesuai pesanan dapat menjadi pengalaman yang sangat buruk.
3. Stok di Marketplace Tidak Sesuai
Lonjakan pesanan juga dapat membuat pengelolaan inventory semakin sulit. Ketika transaksi terjadi secara bersamaan di berbagai channel penjualan, pencatatan stok harus terus diperbarui.
Jika stok fisik dan stok yang tampil di marketplace tidak sinkron, seller dapat mengalami overselling. Customer sudah membeli barang, tetapi ternyata stok fisiknya tidak tersedia. Kondisi seperti ini dapat berujung pada pembatalan pesanan dan menurunkan kepercayaan customer.
4. Packing Menumpuk
Packing merupakan salah satu aktivitas yang paling terasa ketika terjadi lonjakan order. Pesanan terus masuk, sementara tim masih harus menyelesaikan pesanan sebelumnya.
Jika tidak memiliki sistem kerja yang jelas, meja packing dapat penuh dengan barang dan paket yang belum selesai. Akibatnya, proses pengiriman semakin lambat dan target pengiriman dapat terlewat.
5. Customer Mulai Memberikan Review Buruk
Masalah operasional akhirnya dapat terlihat langsung oleh customer. Pesanan terlambat, barang salah, produk kurang, atau paket tidak dikemas dengan baik dapat memicu komplain.
Satu atau dua masalah mungkin masih dapat ditangani. Namun, jika terjadi pada banyak pesanan dalam periode yang sama, review negatif dapat mulai bermunculan dan memengaruhi reputasi toko.
Inilah mengapa banjir pesanan tidak selalu berarti kabar baik jika bisnis belum memiliki sistem fulfillment yang siap menangani pertumbuhan tersebut.
Bagaimana Menghadapi Lonjakan Pesanan?
Seller perlu mempersiapkan operasional sebelum periode dengan potensi lonjakan order. Selain menyiapkan stok, kapasitas gudang dan proses fulfillment juga perlu diperhitungkan.
Sistem penyimpanan harus memungkinkan barang ditemukan dengan cepat. Inventory harus dapat dipantau dengan akurat. Sementara itu, proses picking dan packing perlu memiliki alur yang jelas agar peningkatan jumlah pesanan tidak langsung membuat operasional berantakan.
Fulfillment Membantu Saat Order Melonjak
Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah menyerahkan aktivitas operasional kepada penyedia fulfillment. Dengan begitu, seller tidak harus menangani seluruh proses pesanan sendiri.
Fulfillment mencakup berbagai aktivitas mulai dari receiving barang, penyimpanan, inventory management, picking, packing, hingga proses pengiriman. Dengan sistem yang lebih terstruktur, bisnis dapat memiliki kapasitas operasional yang lebih siap ketika jumlah pesanan meningkat.
Seller pun dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk marketing, pengembangan produk, dan meningkatkan penjualan.
Faspoint Membantu Menjaga Operasional Saat Order Meningkat
Faspoint menyediakan layanan fulfillment untuk membantu bisnis mengelola aktivitas operasional pesanan secara lebih terstruktur. Mulai dari penyimpanan barang, inventory real-time, picking, packing, hingga pengiriman, seluruh proses ditangani dalam satu alur operasional.
Dengan dukungan sistem dan tim fulfillment, Faspoint membantu seller menghadapi peningkatan volume pesanan tanpa harus menanggung seluruh beban operasional sendiri.
Karena pada akhirnya, mendapatkan banyak order adalah peluang. Tetapi mampu memprosesnya dengan cepat dan akurat adalah yang membuat customer tetap percaya pada toko Anda.
