Banyak bisnis menghitung biaya gudang hanya dari harga sewa per bulan. Padahal, menyimpan barang sendiri memiliki berbagai pengeluaran lain yang sering kali tidak terasa di awal.
Ketika bisnis masih kecil, biaya tersebut mungkin terlihat sederhana. Namun, seiring bertambahnya stok, SKU, dan jumlah pesanan, pengeluaran gudang dapat ikut membesar. Jika tidak dihitung dengan baik, biaya operasional tersebut perlahan bisa mengurangi margin keuntungan.
Lalu, apa saja pengeluaran gudang yang sering luput dari perhitungan?
1. Sewa dan Biaya Ruang
Sewa merupakan pengeluaran yang paling mudah terlihat. Namun, masalahnya bukan hanya berapa harga sewa gudang, melainkan seberapa optimal ruang tersebut digunakan.
Ketika stok meningkat, bisnis mungkin membutuhkan ruang yang lebih besar. Akibatnya, biaya sewa juga ikut naik. Sebaliknya, jika menyewa ruang terlalu besar untuk mengantisipasi pertumbuhan, ada kemungkinan sebagian kapasitas tidak terpakai secara optimal.
Selain itu, bisnis perlu mempertimbangkan biaya tambahan seperti listrik, air, keamanan, kebersihan, dan kebutuhan operasional lainnya.
Artinya, biaya gudang sebenarnya lebih besar daripada angka yang tertulis pada kontrak sewa.
2. Tenaga Kerja untuk Operasional Gudang
Barang tidak bisa bergerak sendiri. Dibutuhkan tenaga untuk menerima barang, menata produk, mencari stok, melakukan pengecekan, packing, hingga menyiapkan pesanan untuk dikirim.
Saat jumlah order masih sedikit, pemilik bisnis mungkin masih dapat mengerjakannya sendiri. Namun, ketika order meningkat, kebutuhan tenaga kerja juga ikut bertambah.
Masalahnya, penambahan karyawan berarti muncul biaya gaji dan berbagai kebutuhan operasional lainnya. Jika volume pesanan naik turun, kapasitas tenaga kerja juga bisa menjadi kurang fleksibel.
Di sinilah biaya tenaga kerja dapat menjadi salah satu komponen besar dalam operasional gudang.
3. Peralatan dan Perlengkapan Gudang
Gudang membutuhkan berbagai perlengkapan agar aktivitas dapat berjalan dengan baik. Mulai dari rak, meja packing, timbangan, printer label, barcode scanner, hingga perlengkapan pengemasan.
Peralatan tersebut mungkin terlihat sebagai investasi satu kali. Namun, seiring waktu, ada kebutuhan perawatan, penggantian, atau penambahan ketika kapasitas gudang berkembang.
Semakin kompleks operasionalnya, semakin banyak pula fasilitas yang perlu disediakan.
4. Biaya Kesalahan Stok dan Pesanan
Ini adalah salah satu biaya yang sering tidak terlihat karena tidak selalu muncul sebagai tagihan.
Ketika sistem inventory kurang rapi, stok dapat tercatat tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya. Barang bisa salah tempat, pesanan salah diambil, atau produk yang seharusnya tersedia ternyata sudah habis.
Kesalahan tersebut dapat menghasilkan biaya tambahan. Barang mungkin perlu dikirim ulang, pesanan harus diperbaiki, atau customer meminta pengembalian dana.
Selain biaya langsung, ada pula dampak terhadap pengalaman pelanggan dan kepercayaan terhadap bisnis.
Karena itu, sistem inventory bukan sekadar alat untuk mengetahui jumlah barang. Sistem tersebut juga membantu mengurangi potensi kesalahan dalam proses operasional.
5. Waktu yang Terbuang untuk Mengurus Gudang
Ada satu biaya yang sering paling sulit dihitung: waktu.
Pemilik bisnis yang harus mengurus penerimaan barang, mencari produk di rak, mengecek stok, melakukan packing, hingga mengatur pengiriman berarti menghabiskan waktu untuk pekerjaan operasional.
Padahal, waktu tersebut dapat digunakan untuk aktivitas yang lebih produktif, seperti mengembangkan produk, mencari pelanggan, menjalankan pemasaran, atau meningkatkan penjualan.
Jika bisnis semakin besar tetapi pemilik masih harus mengurus hampir seluruh aktivitas gudang, pertumbuhan bisnis dapat menjadi lebih sulit.
Biaya Gudang Sering Terlihat Kecil, Tetapi Terakumulasi
Satu pengeluaran mungkin tidak terasa berat. Namun, ketika semua biaya digabungkan, jumlahnya bisa cukup besar.
Misalnya, bisnis membayar sewa gudang, menggaji staf, membeli perlengkapan packing, menyediakan rak, membayar listrik, dan menanggung biaya akibat kesalahan operasional.
Jika seluruh biaya tersebut tidak dimasukkan ke dalam perhitungan, bisnis bisa saja merasa operasional gudangnya murah padahal sebenarnya tidak.
Karena itu, bisnis perlu menghitung total cost of warehousing, bukan hanya biaya sewa.
Apakah Fulfillment Bisa Menjadi Alternatif?
Fulfillment dapat menjadi salah satu pilihan ketika bisnis ingin mengurangi beban pengelolaan gudang sendiri.
Dalam model fulfillment, bisnis tidak perlu membangun seluruh infrastruktur gudang dari awal. Penyedia fulfillment menangani berbagai proses operasional, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengelolaan inventory, picking, checking, packing, hingga pengiriman.
Dengan begitu, bisnis dapat mengalihkan sebagian pekerjaan operasional kepada pihak yang memang memiliki fasilitas dan sistem untuk menjalankannya.
Model ini juga memberikan fleksibilitas ketika volume pesanan berubah. Bisnis tidak harus langsung menambah ruang gudang atau tenaga kerja setiap kali kebutuhan meningkat.
Kapan Bisnis Perlu Mengevaluasi Gudangnya?
Tidak ada ukuran bisnis tertentu yang otomatis membutuhkan fulfillment. Namun, evaluasi sebaiknya mulai dilakukan ketika biaya dan kompleksitas gudang mulai mengganggu aktivitas utama bisnis.
Beberapa tandanya antara lain:
- Ruang penyimpanan mulai penuh.
- Biaya operasional gudang terus meningkat.
- Tim terlalu banyak menghabiskan waktu untuk packing.
- Stok sering tidak sesuai.
- Kesalahan pengiriman mulai terjadi.
- Bisnis membutuhkan kapasitas penyimpanan yang lebih fleksibel.
- Pemilik ingin fokus pada penjualan dan pengembangan bisnis.
Jika kondisi tersebut mulai muncul, membandingkan biaya gudang sendiri dengan biaya fulfillment dapat membantu menentukan pilihan yang lebih sesuai.
Faspoint Membantu Mengelola Operasional Fulfillment
Faspoint menyediakan layanan fulfillment yang mencakup inbound, penyimpanan, inventory management, order picking, checking, packing, hingga shipping.
Dengan sistem pengelolaan inventory dan dukungan integrasi untuk bisnis online, proses pemenuhan pesanan dapat dilakukan secara lebih terstruktur. Faspoint juga mendukung proses retur melalui layanan reverse logistics.
Dengan menyerahkan sebagian aktivitas operasional kepada fulfillment, bisnis dapat mengurangi kebutuhan untuk mengelola seluruh proses gudang sendiri dan lebih fokus pada aktivitas yang mendorong pertumbuhan.
Pada akhirnya, gudang bukan hanya soal berapa harga sewanya. Ada tenaga kerja, peralatan, sistem, kesalahan operasional, hingga waktu yang ikut menjadi biaya.
Semakin besar bisnis, semakin penting memastikan setiap pengeluaran gudang benar-benar memberikan nilai bagi operasional.
Fasdeli Group — solusi bagi kebutuhan bisnis Anda untuk mendukung proses logistik, fulfillment, impor, keuangan, dan pengiriman lintas negara.
Silakan kunjungi:
Fastruck — jasa truk logistik
Faspoint — jasa fulfillment
Genco — jasa impor FCL dan kepabeanan
Harvest Indoexpress — jasa impor & freight forwarding
Fasremit — layanan pengiriman uang antarnegara
Fasdana — layanan pembiayaan impor
